Hoe kan ik Gmail-e-mailsjablonen instellen [2024] 💥
Voor veel mensen is het schrijven en verzenden van e-mails een routinetaak die een aanzienlijk deel van hun dag in beslag kan nemen. Om dit proces efficiënter te maken, biedt Gmail een functie die bekend staat als e-mailsjablonen. Met deze sjablonen kunt u vooraf geschreven berichten maken die snel aan uw e-mails kunnen worden toegevoegd, waardoor u zowel tijd als moeite bespaart. In dit artikel gaan we dieper in op de voordelen van het gebruik van Gmail-e-mailsjablonen en bieden we een gedetailleerde handleiding over hoe u deze effectief kunt maken en gebruiken.
Advertisement
Gmail-e-mailsjablonen begrijpen
Gmail-e-mailsjablonen zijn vooraf gedefinieerde berichten die u kunt opslaan en indien nodig opnieuw kunt gebruiken. Ze zijn een handig hulpmiddel voor het verzenden van veelgebruikte e-mails zonder dat u de inhoud elke keer opnieuw hoeft te schrijven. E-mailsjablonen zijn vooral nuttig voor professionals die vaak soortgelijke berichten sturen, zoals klantreacties, vergaderverzoeken of projectupdates.
Met e-mailsjablonen kunt u consistente communicatie garanderen, tijd besparen door herhaaldelijk typen te elimineren en ervoor zorgen dat essentiële informatie in uw berichten wordt opgenomen. Met Gmail kun je meerdere sjablonen maken en opslaan, zodat je voor elke situatie de juiste kunt selecteren.
Gmail-e-mailsjablonen maken
Volg deze stappen om een e-mailsjabloon in Gmail te maken:
- Open uw Gmail-account in een webbrowser .
- Klik op het tandwielpictogram 'Instellingen' in de rechterbovenhoek van de Gmail-interface.
- Selecteer 'Alle instellingen bekijken' in het vervolgkeuzemenu.
- Ga naar het tabblad 'Geavanceerd'.
- Kies in het gedeelte 'Sjablonen' de optie 'Inschakelen' om de sjablonenfunctie te activeren.
- Klik op de knop 'Wijzigingen opslaan' onder aan de pagina.
- Stel een nieuwe e-mail op of open een bestaand concept dat u als sjabloon wilt opslaan.
- Pas de e-mail aan met de gewenste onderwerpregel, ontvanger(s) en inhoud.
- Als de e-mail is voltooid, klikt u op het menupictogram met drie stippen in de rechterbenedenhoek van het opstelvenster.
- Selecteer 'Sjablonen' in het menu, klik vervolgens op 'Concept opslaan als sjabloon' en kies 'Opslaan als nieuwe sjabloon'.
- Geef uw sjabloon een beschrijvende naam en klik op 'Opslaan'.
Uw nieuwe sjabloon wordt nu opgeslagen en is klaar voor toekomstig gebruik.
Gmail-e-mailsjablonen gebruiken
Volg deze stappen om een e-mailsjabloon in Gmail te gebruiken:
- Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail of beantwoord een bestaand bericht.
- Klik op het menupictogram met drie stippen in de rechterbenedenhoek van het opstelvenster.
- Selecteer 'Sjablonen' in het menu en kies vervolgens de gewenste sjabloon in het gedeelte 'Opgeslagen sjablonen'.
- De sjabloon wordt met alle vooraf gedefinieerde inhoud in het opstelvenster ingevoegd.
- Pas de sjabloon indien nodig aan en breng de nodige wijzigingen of toevoegingen aan.
- Zodra de e-mail is voltooid, voegt u de ontvanger(s) toe en klikt u op 'Verzenden'.
Door e-mailsjablonen te gebruiken, kunt u de tijd die u besteedt aan het opstellen van repetitieve e-mails aanzienlijk verminderen, terwijl u tegelijkertijd nauwkeurigheid en consistentie in uw communicatie garandeert.
Gmail-e-mailsjablonen beheren
Gmail biedt opties voor het beheren en organiseren van uw e-mailsjablonen:
1. Sjablonen bewerken
Als u wijzigingen of updates moet aanbrengen in een bestaande sjabloon, volgt u deze stappen:
- Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail of beantwoord een bestaand bericht.
- Klik op het menupictogram met drie stippen in de rechterbenedenhoek van het opstelvenster.
- Selecteer 'Sjablonen' in het menu en kies vervolgens 'Sjablonen beheren'.
- Zoek in het sjabloonbeheervenster de sjabloon die u wilt bewerken.
- Klik op het menupictogram met drie stippen naast de sjabloon en selecteer vervolgens 'Bewerken'.
- Breng de gewenste wijzigingen aan in de sjabloon en klik op 'Opslaan'.
De wijzigingen die u in een sjabloon aanbrengt, worden weergegeven in alle toekomstige e-mails waarin de sjabloon wordt gebruikt.
2. Sjablonen verwijderen
Als u een specifieke sjabloon niet langer nodig heeft, kunt u deze verwijderen door deze stappen te volgen:
- Begin met het opstellen van een nieuwe e-mail of beantwoord een bestaand bericht.
- Klik op het menupictogram met drie stippen in de rechterbenedenhoek van het opstelvenster.
- Selecteer 'Sjablonen' in het menu en kies vervolgens 'Sjablonen beheren'.
- Zoek in het sjabloonbeheervenster de sjabloon die u wilt verwijderen.
- Klik op het menupictogram met drie stippen naast de sjabloon en selecteer vervolgens 'Verwijderen'.
- Bevestig de verwijdering door op "OK" te klikken in de bevestigingspop-up.
Als een sjabloon eenmaal is verwijderd, kan deze niet meer worden hersteld. Wees dus voorzichtig bij het verwijderen van sjablonen.
Beste praktijken voor het gebruik van Gmail-e-mailsjablonen
Overweeg de volgende praktische tips om de voordelen van Gmail-e-mailsjablonen te maximaliseren:
1. Personaliseer sjablonen
Hoewel e-mailsjablonen zijn ontworpen om tijd te besparen, is het belangrijk om elk bericht te personaliseren om ervoor te zorgen dat het relevant is voor de ontvanger. Pas de sjabloon aan door specifieke details toe te voegen of de ontvanger met de naam aan te spreken, waardoor de communicatie persoonlijker en op maat gemaakt wordt.
2. Maak meerdere sjablonen
Overweeg om meerdere sjablonen te maken voor verschillende soorten e-mails die u vaak verzendt. Doordat u over een verscheidenheid aan sjablonen beschikt, kunt u voor elke situatie de meest geschikte kiezen waardoor u nog meer tijd en moeite bespaart.
3. Controleer en update regelmatig sjablonen
Controleer uw sjablonen periodiek om ervoor te zorgen dat ze accuraat en relevant blijven. Naarmate uw communicatiebehoeften evolueren, kunt u de nodige updates doorvoeren of nieuwe sjablonen maken om de wijzigingen in uw berichten weer te geven.
Conclusie
E-mailsjablonen van Gmail zijn een waardevol hulpmiddel om tijd te besparen en uw e-mailcommunicatie te stroomlijnen. Door vooraf gedefinieerde berichten te maken, kunt u snel repetitieve e-mails opstellen, de consistentie behouden en ervoor zorgen dat belangrijke informatie wordt opgenomen. Door de stappen in dit artikel te volgen en best practices te implementeren, kunt u de kracht van e-mailsjablonen benutten om uw productiviteit en efficiëntie bij het beheren van uw Gmail-inbox te vergroten. Trouwens, dit is hoe je een professioneel Gmail-account start.
Ga voor meer informatie naar Gmail Help.
>Advertisement